Projekt PIM – Kalender und Kontakte perfekt synchronisiert

PIM online

PIM online

Vor einiger Zeit beschäftigte mich die Frage, wie man Termine und Kontakte von einem lokalen PC mit anderen Systemen synchronisieren kann, um von überall Zugriff auf auf eine „einheitliche Datenbasis“ zu haben. Im Idealfall sollte dabei auch das Handy mit einbezogen werden, da man dieses schließlich fast immer mit dabei hat und es somit als Mittel für Terminerinnerung bspw. erste Wahl ist. Voraussetzung dafür sollte zudem sein, dass es nichts kosten darf. Der folgende Workshop beschreibt, wie man mit Thunderbird, einigen Add-Ons und der Nutzung verschiedener Google Dienste ein richtig schickes Personal Information Management (PIM) auf die Beine stellen kann. Das Ziel ist eine ganz persönliche Online-Informationszentrale, die sich jederzeit mit dem lokalen Thunderbird synchronisiert und  Terminerinnerungen per SMS zuschickt.

Folgende Bestandteile werden für die Realisierung benötigt bzw. kommen zum Einsatz:

  • E-Mail Programm Thunderbird (Download hier)
  • Kalender-Erweiterung Lightning für Thunderbird (Download hier)
  • Thunderbird Erweiterung Provider for Google Calendar (Download hier)
  • Thunderbird Erweiterung Zindus (Download hier)
  • Thunderbird Erweiterung Contacts Sidebar (Download hier)
  • Google Konto zur Nutzung von Google Kalender, Mail und iGoogle



Schritt 1: Thunderbird installieren
Nachdem ihr Thunderbird in der aktuellen Version heruntergeladen habt, installiert ihr das Programm auf eurem Rechner und öffnet es. Im ersten Schritt gilt es zunächst, das E-Mail Konto einzurichten. Beim ersten Start erscheint automatisch der Konten-Assistent, der beim Einrichten des Kontos hilfreich zur Seite steht. Solltet ihr die passenden Daten für Posteingang-Server und Postausgang-Server eures E-Mail Dienstes nicht kennen (sicherlich häufig ein Stolperstein…), dann lohnt bspw. ein Blick auf folgende Seite. Hier findet man eine Liste mit den passenden Daten für viele Anbieter (z.B. GMX, freenet, web.de u.v.m.). Nach Beenden des Assistenten muss noch das Passwort für den E-Mail Account eingegeben werden (wer es nicht jedesmal beim Abrufen von Mails neu eingeben möchte, wählt am besten die Option zum Speichern des Passworts im Passwort-Manager an) und Thunderbird steht als E-Mail Client fortan bereit. Unter den Menüpunkten „Extras – Konten“ und „Extras – Einstellungen“ kann Thunderbird nun noch nach dem persönlichen Geschmack konfiguriert werden. Dies soll jetzt aber nicht Schwerpunkt dieses Tutorials sein.

Konten-Assistent

Konten-Assistent

Programmoberfläche

Hauptprogramm

Konto-Einstellungen

Konto einstellen

Allg. Einstellungen

Allg. Einstellungen






Schritt 2: Kalender „Lightning“ installieren
Nachdem die Erweiterung Lightning heruntergeladen wurde, ruft man in Thunderbird den Menüpunkt „Extras – Add-ons“ auf. Im darauffolgenden Dialog wählt man die eben heruntergeladene Datei mit der Endung „.xpi“ aus und klickt auf „Öffnen“ und dann auf „Jetzt installieren“. Nachdem Thunderbird neu gestartet wurde, steht der Kalender zur Verfügung. Bitte jetzt noch nicht anfangen, Termine anzulegen, sondern zunächst mit den weiteren Schritten dieser Anleitung fortfahren.

Add-On

Add-On

Kalender

Kalender











Schritt 3: Die anderen Thunderbird Erweiterungen installieren
Nach dem eben beschriebenen Schema werden nun die anderen Erweiterungen installiert. Provider for Google Calendar benötigen wir später, um den Thunderbird Kalender mit dem Google Kalender zu synchronisieren. Zindus brauchen wir, um die Thunderbird Kontakte mit Google Mail zu synchronisieren. Und die Contacts Sidebar verwenden wir, weil es einfach komfortabler ist, links unten in Thunderbird die Kontakte jederzeit anwählen zu können, ohne das Adressbuch öffnen zu müssen.


Schritt 4: Ein Google Konto eröffnen
Weiter geht es auf der Seite von Google. Wer noch kein Google Konto hat, klickt rechts oben auf „Anmelden“ und dann rechts unten auf „Legen Sie jetzt ein Konto an“. Der Anmeldeprozess sollte eigentlich selbsterklärend sein. Wir wechseln wieder auf die Google-Startseite und wählen links oben unter dem Menüpunkt „Mehr“ den „Kalender“ aus. Auf der darauffolgenden Seite gibt man seinen Vor- und Nachnamen an, wobei man natürlich auch „falsche Daten“ eingeben kann. Jetzt wird man darauf hingewiesen, dass das Konto noch nicht bestätigt wurde. Google hat zu diesem Zweck bereits eine Mail an die während der Registrierung zum Konto angegebene E-Mail Adresse geschickt. Wir rufen die E-Mail ab und klicken auf den Link zum Aktivieren des Kontos. Durch erneutes Aufrufen des Kalenders lässt sich dieser nun öffnen.


Schritt 5: Google Kalender und Thunderbird Kalender synchronisieren

Google Calender

Google Kalender

Wir befinden uns immer noch im Google Kalender. Im Menü links, unterhalb von „Meine Kalender“ klickt man nun auf den Punkt „Einstellungen“. Im daraufhin sich öffnenden Dialog wechselt man zum Reiter „Kalender“ (sofern dieser nicht eh schon geöffnet ist) und klickt auf den Namen seines Kalenders (dieser heißt üblicherweise so, wie die E-Mail Adresse, die man zur Registrierung verwendet hat). Nun scrollt man nach unten und klickt auf das grüne „ICAL“-Symbol, welches sich rechts neben dem Punkt „Kalenderadresse“ befindet. Nun öffnet sich ein separates Fenster, in welchem man den Link mit der Maus markiert und per „STRG+C“ kopiert (wahlweise kann man den Link auch mit der rechten Maustaste anklicken und „Kopieren“ auswählen).

Neuer Kalender

Neuer Kalender

Nun öffnet man Thunderbird und wechselt zum Kalender (Symbol links unten). Im Menü „Kalender“ ruft man den Punkt „Neuer Kalender“ auf. Ein Assistent startet und man wählt im ersten Schritt den Punkt „Im Netzwerk“ aus und klickt auf „Weiter“. Im nächsten Schritt wählt man die Option „Google Kalender“ aus und kopiert in das Feld „Adresse“ per „STRG+V“ seine Google-ICAL-Adresse (auch hier geht natürlich wahlweise Rechtsklick + Einfügen). Nun klickt man auf „Weiter“ und gibt im darauffolgenden Fenster das Passwort des Google Kontos ein (am besten wieder im Passwort Manager speichern). Jetzt kann man dem Kalender noch einen Namen geben und eine Farbe auswählen.

Der Netzwerk-Kalender steht nun zur Verfügung. Man kann nun lokal im Thunderbird-Kalender Termine anlegen und diese werden automatisch online mit dem Google Kalender synchronisiert (und man kann von unterwegs aus darauf zugreifen).  Man kann aber ebenfalls im Google Kalender online Termine eintragen und beim nächsten Start von Thunderbird werden diese automatisch mit dem lokalen Thunderbird Kalender synchronisiert. Soweit schon mal eine coole Sache.

Nach Einrichten des Netzwerkkalenders befinden sich 2 Kalender in Thunderbird. Der lokale Standard-Kalender und der eben angelegte Netzwerkkalender. Es muss selbstverständlich der Netzwerkkalender ausgewählt sein, damit die Termine mit Google synchronisiert werden. Der lokale Standard-Kalender muss jedoch nicht gelöscht werden, sondern diesen kann man verwenden, um Aufgaben zu verwalten (analog wie z.B. Outlook zwischen Terminen und Aufgaben unterscheidet). Diese Funktion wird momentan vom Google Kalender nicht unterstützt, weshalb in Thunderbird beim Netzwerkkalender auch nur Termine und keine Aufgaben angelegt werden können.


Schritt 6: Terminerinnerungen per SMS auf das Handy
So, jetzt kommt endlich das Handy ins Spiel. Hier bietet der Google Kalender wirklich eine erstaunliche Funktion: Er kann Terminerinnerungen kostenlos per SMS auf das Handy versenden! Google weist darauf hin, dass der Dienst von seiner Seite aus kostenlos ist, möglicherweise aber vom Mobilfunkanbieter Gebühren für den Empfang von SMS-Nachrichten fällig werden. Mir ist jedoch kein Fall bekannt, wo der Empfang von SMS Geld kostet (mit Ausnahme natürlich, man befindet sich z.B. im Ausland).

Um beim Anlegen von Terminen im Google Kalender den Erinnerungstyp SMS auswählen zu können, muss zunächst der Dienst aktiviert werden. Hierzu rufen wir im Google Kalender rechts oben die „Einstellungen“ auf, wechseln auf den Reiter „Handy-Einrichtung“ und befolgen die wenigen genannten Schritte. Im Prinzip muss man seine Handynummer angeben, Google sendet an die Nummer einen Bestätigungscode, den man auf der Webseite schließlich wieder eingibt.

Das Kapitel Kalender lokal und online synchronisieren und Terminerinnerungen per SMS auf das Handy bekommen ist damit abgeschlossen. Widmen wir uns nun den Kontakten.

SMS Erinnerung 1

SMS Erinnerung 1

SMS Erinnerung 2

SMS Erinnerung 2











Schritt 7: Google E-Mail Konto anlegen
In Thunderbird kann man seine ganzen Kontakte bequem im Adressbuch anlegen und verwalten. Damit man auch von unterwegs aus immer Zugriff auf seine Kontakte hat, brauchen wir wieder einen Online-Dienst, mit dem man die Kontakte synchronisieren kann. Das Mittel der Wahl ist ein googlemail-Konto, da dort auch Kontakte verwaltet werden (die E-Mailfunktion braucht man eigentlich gar nicht zu nutzen, wenn man nicht möchte). Wir klicken also links oben auf der Google Seite auf „E-Mail“ und danach rechts unten auf „Konto erstellen“. Das Anlegen des eigentlichen E-Mail Kontos sollte wieder selbsterklärend sein.


Schritt 8: Thunderbird Kontakte mit Google Kontakten synchronisieren
Wir legen zunächst alle Kontakte lokal in Thunderbird an. Mit etwas Glück kann man vorhandene Kontakte (z.B. aus Outlook) auch importieren. Bei mir klappte jedenfalls der Export aus Windows Live Mail und der Import in Thunderbird leider nicht, sodass ich die Kontakte neu anlegen musste.

Jetzt synchronisieren wir die Kontakte mit unserem googlemail-Konto. Hierzu wählt man in Thunderbird im Menü „Exras“ den Punkt „Zindus“ aus. Im darauf erscheinenden Dialog klickt man auf „Hinzufügen“.  Jetzt wählt man unter „Synchronisieren mit“ Google aus und gibt die googlemail E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Mit „Verbindung prüfen“ kann man die Einstellungen noch mal testen. Alle anderen Einstellungen können so bleiben, wie sie sind. Mit einem Klick auf OK beginnt der Sychnronisierungsvorgang des lokalen Adressbuchs mit dem online Adressbuch von googlemail. Fortan hat man auch von unterwegs immer Zugriff auf seine Kontakte. Selbstverständlich kann man im Nachhinein auch online oder lokal neue Kontakte anlegen und diese mit Hilfe von Zindus synchron halten (die Synchronisierung muss hier im Gegensatz zum Kalender aber jedesmal explizit manuell ausgeführt werden).

Zindus 1

Zindus 1

Zindus 2

Zindus 2











Schritt 9: Das Frontend – iGoogle
iGoogle ist ein Service, der es ermöglicht, sich seine persönliche Google-Startseite zusammenzubauen. Das coole daran ist, dass es auch Gadgets für den Google Kalender, für die Google Kontakte und für Google E-Mail gibt. Auf diese Weise lassen sich alle Informationen zentral auf einer Seite zusammenfassen und um zusätzliche Elemente wie Wetter, Staumeldungen oder Nachrichten erweitern.

Um iGoogle einzurichten, muss man sich nur auf der Startseite von Google mit seinem Google-Konto (das wir ja bereits unter Schritt 4 angelegt haben) anmelden und auf den Link iGoogle klicken. Auf  jedem Rechner, von dem man sich später einloggt, bekommt man dann „seine“ Startseite zu Gesicht. Mit Hilfe der Funktion „Gadgets hinzufügen“ (rechts oben) können die gewünschten Funktionen auf die Startseite gebracht werden. Anordnen lassen sich diese per „Drag & Drop“. Wir benötigen folgende Gadgets:

Wer auch den Posteingang seines Google E-Mail-Kontos auf der Startseite haben will, kann das Gadget Google Mail einsetzen. Über einen Umweg kann dieses auch die E-Mails anderer Accounts (z.B. GMX) anzeigen. Hierzu muss beim jeweiligen Account eine Weiterleitung eingerichtet werden (eine Kopie jeder eingehenden Mail wird an das googlemail-Konto weitergeleitet, wodurch diese Mails natürlich dann auch im Google Mail Gadget angezeigt werden). Da sich das Anlegen der Weiterleitung von Fall zu Fall (GMX, freenet…) unterscheidet, kann ich dies leider nicht allgemein näher beschreiben. Mit ein bisschen Klicken und Suchen findet man aber schnell den richtigen Menüpunkt.

Nach getaner Arbeit könnte eure ganz persönliche Online-Informationszentrale, die sich jederzeit mit eurem lokalen Thunderbird synchronisiert und euch Terminerinnerungen per SMS zuschickt, z.B. so aussehen:

iGoogle PIM-Startseite

iGoogle PIM-Startseite

Autor: Micha

Seit dem Commodore VC20 mit Computern und dem Atari 2600 mit Spielekonsolen zu Gange. Findet nach wie vor den Bundesliga Manager Professional für Amiga das beste Spiel ever. Mag was Google so alles mit Webtechnologie und Apple mit Hardware anstellt, hat trotzdem aber noch einen Windows PC.

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4 Kommentare

  1. Hallo,
    funktioniert die Synchronisation denn auch per Thunderbird und freenet-account oder nur mit google?
    Danke und Gruß

  2. Spitze und Danke.

  3. Hilfreich, Danke!

  4. Gute Anleitung.

    Leider hat das iGoogle Gadget den Fehler, daß es Termine, die in der Vergangenheit liegen, nicht anzeigt. Eigentlich scha.de

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